مدیریت رزواسیون و امور قراردادها
مدیریت رزواسیون و امور قراردادها در شرکتها و سازمان ها از جمله فعالیت های کلیدی محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و مشتریان که خود انواع سند های مالی، الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد، دسته بندی و مدیریت این قراردادها را کاری دشوار و بسیار هزینه بر خواهد کرد.
از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی و دولتی برای تحت کنترل در آوردن قراردادها و کاهش میزان خطاها و هزینه ها اقدام به تهیه نرم افزارهای مدیریت امور قراردادها می کنند.
در نرم افزار مدیریت تابلوهای تبلیغاتی وانیار قرارداد ها به دو نوع : قرارداد اجاره از مالکان رسانه و قرارداد اجاره به مشتری تقسیم می گردد.
مالکان رسانه در اصل کسانی هستند که از آنها رسانه تبلیغاتی اجاره گرفته می شود، مالک رسانه می تواند همکار تبلیغات محیطی باشد یا شهرداری و سازمان سیما و منظر و یا …
می توان از دو طریق رزرو و پیش قرارداد به مشتریان رسانه اجاره داد. مشتری می تواند از طریق حساب کاربری خود و یا از طریق کارمندان فروش شرکت رسانه ها را برای مدت زمان مشخصی تحت رزرو خود داشته باشد. بدیهی است که در مدتی که رسانه ای تحت رزرو مشتری است تا زمان اتمام اعتبار رزرو اجازه رزرو یا پیش قرارداد به مشتری دیگری داده نمی شود.
پیش قرارداد از طرف سوپروایز یا کارمند فروش تنظیم می شود سپس جهت تایید به کارتابل مدیر ارجاع داده شده و در نهایت مشتری از طریق حساب کاربری یا روش های دیگر اقلام فاکتور اجاره و نحوه پرداخت و … تایید نماید، سپس پیش قرارداد به قرارداد تبدیل می شود. به محض تبدیل پیش قرارداد به قرارداد تمامی اسناد مالی به صورت خودکار ثبت می گردد.